Au comptoir d’une officine d’Afrique francophone, le Mobile Money n’est plus une option, c’est un réflexe, au même titre que les espèces. Mais côté logiciel, beaucoup d’officines vivent encore avec deux mondes qui s’ignorent : la caisse d’un côté, plusieurs applications de paiement mobile ouvertes de l’autre. Résultat, à la clôture, personne ne sait vraiment combien est passé par MTN Mobile Money, par Orange Money ou par Wave sans rouvrir chaque relevé à la main.
Accepter le Mobile Money n’est pas le vrai problème
Presque toutes les caisses acceptent aujourd’hui le Mobile Money. Le vrai sujet, ce n’est pas l’encaissement lui-même, c’est ce qui se passe après : une vente réglée en Mobile Money finit souvent notée comme « autre paiement », sans distinction d’opérateur. À la clôture, ce fourre-tout rend la vérification impossible sans reprendre chaque application une par une.
Un opérateur, une ligne
Chaque paiement mérite d’être enregistré pour ce qu’il est : espèces, carte, MTN Mobile Money, Orange Money, Moov Money ou Wave, chacun sa ligne. À la clôture, cela donne un état ventilé par opérateur, que l’équipe compare directement au relevé de chaque application, au lieu de deviner d’où vient l’écart.
Le paiement mixte, sans faire perdre de temps au client
Un client qui paie une partie en espèces et le reste en Mobile Money, pour ne pas vider tout son solde ou faire l’appoint, c’est fréquent au comptoir. Un encaissement qui fractionne proprement un même règlement sur plusieurs moyens de paiement, en une seule vente, évite l’improvisation sur un carnet ou une double saisie qui fait perdre du temps à tout le monde.
Une référence, utile en cas de litige
Chaque paiement Mobile Money porte une référence de transaction délivrée par l’opérateur, à l’instant précis de l’encaissement. La conserver, avec l’horodatage, évite les discussions sans fin en cas de contestation d’un client ou d’écart constaté au rapprochement avec le relevé de l’opérateur en fin de mois.
Des frais et des délais de règlement différents, à anticiper
Chaque opérateur applique ses propres frais de transaction et son propre délai avant de créditer le compte de l’officine. Rien d’homogène : ce qui vaut pour un opérateur ne vaut pas pour un autre. Le savoir avant d’encaisser plutôt qu’en découvrant l’écart en fin de mois évite de mauvaises surprises de trésorerie, surtout sur les grosses journées où le Mobile Money domine les espèces.
Un comptoir qui ne dépend pas d’un seul vendeur
Quand chaque opérateur a sa propre application, ouverte sur un téléphone différent, le comptoir devient dépendant de la personne qui sait s’en servir. Un encaissement Mobile Money intégré à la caisse, avec le même geste quel que soit l’opérateur choisi, remet tout le monde à égalité, y compris un nouvel agent formé en une journée.
Ce que ça change à la clôture
Plutôt que de recompter à la main sur trois ou quatre applications de téléphone, un rapport de clôture ventilé automatiquement par moyen de paiement, généré par le module Reporting de Phénix, referme la caisse en quelques minutes. C’est aussi l’un des réflexes les plus efficaces pour limiter les écarts de caisse, que nous détaillons dans notre article sur les écarts de caisse en officine.
Et en salle, le Mobile Money suit
Le même principe s’applique hors du comptoir : avec Phénix Mobile, un vendeur qui sert un client dans les rayons encaisse en Mobile Money exactement comme au comptoir, avec la même traçabilité par opérateur. Nous détaillons ce cas dans notre article sur le vendeur itinérant.
Le Mobile Money n’est plus un moyen de paiement à part, c’est devenu le quotidien du comptoir. Phénix, le logiciel de gestion d’officine d’AS PHARM, l’encaisse, le distingue par opérateur et le réconcilie à la clôture, sans application supplémentaire à rouvrir. Réservez une démonstration de 30 minutes pour voir votre propre clôture de caisse.