Comptabilité de l’officine et SYSCOHADA : ce que votre logiciel doit produire tout seul

Chaque année, la même scène. Le comptable réclame ses pièces, et il faut reconstituer douze mois d’activité à partir d’un carton de tickets, d’un cahier de crédits clients, d’un relevé Mobile Money et d’une caisse qui ne tombe jamais juste. Trois semaines de travail pour une information qui existait déjà, jour après jour, au comptoir. Le problème n’est presque jamais le comptable : c’est que rien n’a été enregistré au moment où l’opération avait lieu.

Votre officine a un cadre comptable, et il s’appelle le SYSCOHADA

L’Acte uniforme relatif au droit comptable et à l’information financière, l’AUDCIF, a été adopté le 26 janvier 2017 à Brazzaville par le Conseil des ministres de l’OHADA et publié au Journal officiel de l’Organisation le 15 février 2017. Il est entré en vigueur le 1^er janvier 2018 pour les comptes personnels des entités, et il porte le SYSCOHADA révisé, le plan comptable général applicable dans l’espace OHADA.

L’OHADA compte dix-sept États membres. Onze des douze pays où Phénix est disponible en font partie : Bénin, Burkina Faso, Cameroun, Congo, Côte d’Ivoire, Gabon, Mali, Niger, Sénégal, Tchad et Togo. Madagascar n’est pas membre de l’OHADA et relève de son propre référentiel national : si vous exercez à Antananarivo ou à Toamasina, la logique de cet article reste valable, les intitulés d’états ne le sont pas.

Système normal ou système minimal de trésorerie ?

Le SYSCOHADA prévoit deux régimes de présentation. Le système minimal de trésorerie est réservé aux plus petites entités : le seuil est de 60 millions de FCFA de chiffre d’affaires hors taxes pour les activités de négoce, 40 millions pour les activités artisanales et 30 millions pour les prestations de services. Une officine achète pour revendre : c’est le seuil de 60 millions qui la concerne.

Soit environ 5 millions de FCFA de chiffre d’affaires par mois. Beaucoup d’officines dépassent ce niveau et relèvent donc du système normal : bilan, compte de résultat, tableau des flux de trésorerie et notes annexes. Autrement dit une comptabilité d’engagement complète, où une vente à crédit se constate au moment de la vente et non au moment du paiement. Faites confirmer votre régime par votre comptable, c’est lui qui dépose vos états.

Les quatre pièges propres à une officine

Ce ne sont pas des subtilités de comptable. Ce sont les quatre endroits où, chaque mois, une officine fabrique elle-même ses écarts.

• Le Mobile Money n’est pas de la caisse. Un encaissement qui arrive dans un portefeuille opérateur n’est ni de l’espèce dans le tiroir, ni de l’argent en banque : c’est un troisième emplacement, avec ses frais et son délai de reversement. Tout enregistrer en « caisse » rend la trésorerie fausse et la réconciliation impossible. Le sujet est détaillé dans notre article sur l’encaissement et la réconciliation Mobile Money.
• Le tiers payant n’est pas une recette. La vente est faite, l’encaissement ne l’est pas. C’est une créance sur l’assureur. La confondre avec du chiffre d’affaires encaissé gonfle le résultat apparent et masque le vrai besoin en fonds de roulement.
• Les ventes à crédit vivent dans un cahier. Tant qu’elles ne sont pas dans le système, elles ne sont ni relancées, ni provisionnées, ni comptabilisées.
• Les périmés et la casse sont des charges, pas des disparitions. Sans motif enregistré ni justificatif de destruction, l’écart d’inventaire reste inexpliqué et le stock comptable s’éloigne du stock réel.

Ce que votre logiciel doit produire sans aucune ressaisie

Voici la liste concrète. Chacun de ces états doit s’obtenir depuis votre logiciel de gestion d’officine, sur une période choisie, sans qu’aucun membre de l’équipe ne ressaisisse quoi que ce soit.

• Un journal de caisse par jour et par poste ouvert, avec la ventilation des modes de règlement : espèces, Mobile Money opérateur par opérateur, carte, chèque, tiers payant, crédit client.
• Un état des ventes par régime de taxation applicable dans votre pays, les règles variant d’un pays à l’autre et selon les catégories de produits.
• Une balance âgée des créances, assureurs et clients à crédit, classée par ancienneté.
• Un état des achats et des dettes fournisseurs, grossiste par grossiste.
• Une valorisation du stock à une date donnée, avec la même méthode d’un mois sur l’autre.
• Les écarts d’inventaire motivés, chaque régularisation portant son motif.
• Un export directement exploitable par votre comptable.

Le test qui tient en une question

Demandez à votre comptable la liste exacte de ce qu’il vous réclame chaque mois, puis essayez de la sortir de votre logiciel. Si elle n’y est pas en quelques clics, ce n’est pas votre comptabilité qui coûte cher, c’est votre organisation. Et le coût ne se limite pas aux honoraires : une officine qui ne connaît ses chiffres qu’une fois par an pilote avec un an de retard, comme le montre notre article sur les ratios à suivre.

Dans Phénix, chaque ticket alimente le journal de caisse au moment où il est encaissé, avec son mode de règlement. Les ventes en tiers payant partent en créances et se suivent jusqu’au paiement de l’assureur, les mouvements de stock portent leur motif, et les états s’exportent pour votre comptable. La comptabilité cesse d’être un rattrapage de janvier pour redevenir ce qu’elle devrait être : la trace de ce qui s’est passé au comptoir.

Le rapprochement quotidien reste indispensable pour que tout cela tienne : c’est le sujet de notre article sur les écarts de caisse. Demandez une démonstration de Phénix et nous vous montrons, sur vos propres cas, les états que votre comptable vous réclame.

Si vous exercez au Bénin, le volet TVA se traite à part : voir ce qu’une officine béninoise déclare vraiment.