Un périmé est le seul type de perte dont la date était connue à l’avance, souvent des années à l’avance. Personne n’est surpris par une péremption, on l’est seulement par le moment où on la découvre. Cette différence est toute la question : entre le jour où la date devient un problème et le jour où on s’en aperçoit, il y a en général plusieurs mois pendant lesquels quelque chose était encore possible.
Un périmé n’est jamais une surprise
La date figure sur la boîte à la réception. Si elle est saisie à ce moment-là, l’officine dispose dès le premier jour d’un calendrier complet de ses péremptions à venir. Si elle ne l’est pas, la seule façon de la découvrir est de retourner la boîte, ce qui n’arrive qu’à l’inventaire ou au comptoir devant un client. Une officine qui ne saisit pas ses dates ne gère pas ses périmés, elle les constate. C’est pour cette raison que la capture du lot et de la date à la réception, décrite dans notre article sur les codes-barres, conditionne tout le reste.
Trois fenêtres, trois décisions différentes
Une alerte unique quelques semaines avant la date arrive toujours trop tard. Il vaut mieux raisonner en trois horizons, parce que les décisions possibles ne sont pas les mêmes.
- À six mois, tout est encore ouvert : arrêter de recommander la référence, la transférer vers un autre point de vente où elle tourne, ou vérifier si un retour fournisseur est prévu par les conditions d’achat ;
- À trois mois, la marge se réduit : il s’agit surtout d’écouler, en s’assurant que le produit est visible et que l’équipe sait qu’il faut le servir en priorité ;
- Au dernier mois, il ne reste que l’organisation du retrait, pour qu’il ne traîne pas et ne soit pas délivré par inadvertance.
L’erreur classique consiste à ne regarder que la troisième fenêtre, celle où il n’y a plus rien à décider.
Le rangement défait la règle plus vite qu’on ne le croit
Le principe du premier entré, premier sorti est connu, mais il est insuffisant en officine. Ce qui compte n’est pas l’ordre d’arrivée, c’est l’ordre de péremption : un lot reçu la semaine dernière peut très bien périmer avant celui reçu il y a six mois. La bonne règle est donc premier périmé, premier sorti. Et c’est le rangement quotidien qui la défait : le réassort arrive, on pose les boîtes neuves devant parce que c’est plus rapide, et les anciennes reculent au fond du tiroir. Une règle de rangement qui n’est pas tenue par toute l’équipe, y compris pendant les coups de feu, ne produit aucun effet. Nous replaçons ce process parmi les autres dans les six process clés d’un stock sain.
Le retour fournisseur se prépare à la réception
Les possibilités de retour ou d’échange dépendent des conditions négociées avec chaque fournisseur, et elles comportent presque toujours un délai. Ce délai se compte à partir de la livraison, pas de la péremption. Autrement dit, la fenêtre de retour est souvent déjà fermée quand on découvre le problème. Connaître ces conditions fournisseur par fournisseur, et savoir dès la réception quelles dates sont trop courtes pour être acceptées, vaut mieux que toute négociation tardive.
Retirer physiquement, dans la minute
Un produit périmé doit quitter le rayon au moment où on le constate, et pas être mis de côté en attendant. Deux raisons, dont une seule est comptable. La première est le risque de délivrance par erreur, qui suffit à lui seul. La seconde est que le carton de périmés en attente reste dans le stock informatique pendant des semaines, fausse la valeur du stock et fausse toutes les commandes de la période. Le retrait physique et la sortie de stock sont un seul et même geste, avec son motif, comme pour toute correction décrite dans notre article sur les régularisations.
La destruction laisse une trace, pas seulement un carton
Les modalités de destruction des médicaments périmés relèvent de l’autorité pharmaceutique de chaque pays et ne sont pas identiques partout : c’est auprès de la vôtre qu’il faut vérifier la procédure applicable, plutôt que de reproduire ce que fait le confrère d’à côté. Ce qui ne varie pas, en revanche, c’est l’intérêt de garder une trace interne complète : quelles références, quels lots, quelles quantités, à quelle date, décidé par qui. Cette trace sert le jour d’un contrôle, mais elle sert surtout à l’officine elle-même, parce qu’elle est la seule mesure fiable de ce que les périmés lui coûtent réellement.
Ce que vos périmés disent de vos commandes
Un périmé n’est pas un accident isolé, c’est le point final d’une décision d’achat prise douze ou vingt-quatre mois plus tôt. Relisez la liste de l’année : vous y retrouverez surtout des références commandées en quantité pour atteindre un seuil, des produits achetés pour un patient qui n’est jamais revenu, et des présentations abandonnées au profit d’une autre. Ce sont exactement les références qui dormaient déjà, comme nous le décrivons dans notre article sur le capital immobilisé dans le stock. Traiter les périmés en fin de course revient à écoper ; les traiter à la commande revient à colmater.
Un bon suivi des péremptions ne demande pas de vigilance héroïque, il demande que les dates soient dans le système et que les alertes arrivent assez tôt pour laisser le choix. Le module Stock et approvisionnement de Phénix suit les lots et les dates, alerte par horizon et garde la trace des sorties pour périmés. Réservez une démonstration de 30 minutes pour voir vos propres échéances des six prochains mois.